«Умные» инвестиции в IT»: интервью представителя Microsoft в Коми Максима Бочарова

Успех бизнеса в современных условиях во многом зависит от тех информационных технологий, которые использует та или иная компания для решения спектра своих задач.

До сих пор вопрос о приобретении программного обеспечения сводился к легализации. А набор программных продуктов в компании формировался хаотически. Большинство руководителей предприятий видят ИТ-инфраструктуру с точки зрения «программ, в которых работает предприятие», а технические специалисты сводят свою деятельность к поддержке таких «программ», параллельно занимаясь такими направлениями, как безопасность данных, антивирусная защита и так далее. Тем не менее, существует еще и такой срез программных инструментов, который призван поднять эффективность работы как офисного сотрудника или руководителя, так и подразделения целиком. О том, что и как приобретать для максимально эффективной отдачи от использования информационных технологий в бизнесе, в интервью «КомиОнлайну» рассказал региональный представитель ООО «Майкрософт Рус» в Коми Максим Бочаров.

Максим, что Вы можете рассказать о повышении эффективности работы?

В Microsoft для конечных заказчиков и партнеров существует модель оптимизации ИТ-инфраструктуры. Эта концепция состоит из трех больших направлений. Одно из них, мы называем это «основной инфраструктурой», отвечает за то, как на предприятии обеспечивается идентификация пользователей и доступ к данным, как реализуется защита от внешних угроз и вторжений в сеть, как управляется и контролируется работа оборудования. Второе – «инфраструктура приложений» - отвечает за то, какие приложения используются на предприятии, в какой момент они меняются, за что отвечают, как разрабатываются. Третье направление отвечает за эффективное и продуктивное решение сотрудником или группой сотрудников своих ежедневных задач – по моим наблюдениям, это самое слабое звено в компаниях республики. Это направление имеет название business productivity infrastructure (инфраструктура бизнес-продуктивности).

Среди продуктов Microsoft мы выделяем целый ряд, который называем Business Productivity  Platform, все они отвечают за повышение продуктивности и решают задачи в пяти взаимодополняющих друг друга областях, которые мы называем  «объединенные коммуникации», «бизнес-аналитика», «совместная работа», «управление знаниями и информацией» и «поиск».

Когда мы говорим об «объединенных коммуникациях», мы имеем ввиду следующее: сотрудники постоянно взаимодействуют между собой: пишут докладные записки, посылают почту, звонят, взаимодействуют с внешним миром, общаются в IСQ или других Интернет-пейджерах. Microsoft объединяет все это воедино, и пользователь получает доступ абсолютно ко всему: к адресной книге, к телефонам, доступ к Интернет-пейджеру в одном месте. Зная имя сотрудника, можно позвонить ему, написать письмо, совершить видеозвонок. Из полученного от коллеги письма вы можете мгновенно позвонить ему через Интернет, присоединить к разговору кого-то третьего, даже если тот не на месте и доступен только по телефону – все это делается за считанные секунды. Все контакты с коллегой сохранятся в истории, и вы всегда можете вернуться и посмотреть переписку, даже если она проходила в разных системах. Вы можете мгновенно устроить видео-конференцию через Интернет, к которой могут подключиться несколько сотен человек.

В Microsoft интенсивно используются эти технологии. У нас практически пропала потребность в командировках. Недавно мы полностью отказались от стационарных офисных телефонов. А все семинары и планерки проходят через Интернет. Концепция объединенных коммуникаций делает это максимально доступным с минимальными затратами времени. Кроме того, она обеспечивает постоянный доступ к конкретному человеку.

Используют ли в Сыктывкаре эти технологии?

Кто-то пользуется этими возможностями, а кто-то о них даже не знает. Обычно считают это сверхдорогим удовольствием, но это не так. В Сыктывкаре Объединенные Коммуникации используются  не активно, чаще работают с одной лишь почтой, иногда дополняют ее IP-телефонией. Но комплексного использования продуктов обычно нет.

С другой стороны, комплексные продукты появились у нас недавно, а доступны стали лишь в пару лет назад.

Максим, что такое «бизнес-аналитика», которую вы упоминали среди областей решения задач повышения продуктивности?

На предприятии существует огромное количество самых различных данных, например, данные о продажах, о клиентах, бюджеты, зарплаты – это цифры. Есть также нечисловые данные, например, контракты, какие-то анкеты и так далее. В большинстве случаев, они не хранятся в единой учетной системе, поэтому разбросаны по разным местам и разрозненны. Получить какую-то сводную информацию, которая часто необходима руководителю для анализа работы, например, одного из своих филиалов или предприятия целиком, быстро практически невозможно. Обычно все сразу «встают на уши» и мужественно начинают «лопатить» данные, считать, строить таблицы. Хорошо, если получится посчитать правильно, но могут возникнуть ошибки. Зачастую, какие-то данные берутся «с потолка»

«Бизнес-аналитика» - это набор инструментов, при помощи которого можно все необходимые данные объединять в единое хранилище, воспользовавшись которым, руководитель получит возможность на основе сводных данных быстро получать необходимую информацию. Это максимально ускоряет принятие каких-либо решений.

Чтобы «бизнес-аналитика» функционировала, необходимо ли каждому сотруднику работать в этой единой системе?

Каждый продолжает работать так, как привык, и строить таблицы, как ему удобно. Смысл наших технологий  - в автоматическом режиме «вытаскивать» данные в единое хранилище. Тот, кому эти данные необходимы, получает к ним доступ.

В Коми есть примеры использования этой технологии?

Есть, и не один. Предприятие розничной торговли собирает данные прямо с кассовых терминалов в единую базу. Эта база огромна, в ней несколько миллиардов записей. С точки зрения размера базы это крупный проект даже в рамках страны. В базе есть все: дисконтные карты, объем проданных товаров с точностью до минуты, наплывы покупателей. Самые сложные отчеты строятся секунд 30, в то время как даже более простые стандартные отчеты в их учетной системе создаются за несколько часов.

А что понимается под «совместной работой», которую Вы упоминали?

Над определенной задачей может работать много сотрудников. Время уходит на согласование каких-либо моментов, рассмотрение договора, изменения в нем, утверждение руководителем. Или вы работаете над проектом, и в нем задействовано множество людей. Есть руководитель, который раздает задачи и контролирует их выполнение. Это совместная работа.

В Microsoft для такой работы есть масса инструментов. Например, можно вести совместные календари, в котором четко отмечены все встречи, увидев одну из которых, ваш коллега поймет, что сейчас вы заняты, при этом он сам может находиться где угодно. Назначение задач и контроль за их выполнением может проходить без планерок, которые или затягиваются, или вообще отменяются. Вся отчетность хранится в одном месте. Сотрудник может зайти на страничку портала и увидеть, кому какие задачи поручены и на какой стадии выполнения они находятся, какие договоры уже заключены, а какие находятся на стадии согласования.

Вообще, документ - это отдельная тема для разговора. И одним из самых важных предложений «совместной работы» является то, что при редактировании каких-либо бумаг несколькими людьми все изменения отображаются и сохраняются. При этом каждый из них видит, над чем работает другой, какой абзац, например, он правит. Кроме того, по сохраненной цепочке изменений можно вернуться к первоначальному варианту документа.

Таким образом, технология позволяет руководителю контролировать занятость сотрудника, видеть, кто чем в данный момент занимается, какие задачи перед кем поставлены и на какой стадии выполнения они находятся.

Насколько эта система позволяет анализировать работоспособность сотрудников, тот же КПД в соответствии с задачами, которые перед ним ставятся?

Как я упомянул, руководитель в любой момент может посмотреть, чем в данное время занят сотрудник, он может заглянуть в его календарь. Здесь главное - ввести такую культуру на предприятии, когда каждый, например, может вести списки своих задач, отражать, что он выполняет. Производительность труда можно вывести из сводных данных, так как все прозрачно и доступно.

Как такая  «совместная работа» влияет на реальное общение сотрудников? Не приносит ли ущерба командной работе существование в виртуальном мире?

Лучше видеться на природе и играть в футбол, чем встречаться на планерках и ругаться. Безусловно, визуальный контакт нужен, люди общаются, но здесь встает вопрос продуктивности работы, который является приоритетным. А продуктивность повышается в разы, при этом экономится масса времени.

Я не вижу ни одного минуса в таком подходе к внутренним коммуникациям. А недостаток общения можно всегда восполнить другим путем.

Расскажите про остальные технологии?

Области, отвечающие за информацию на предприятии, ее структуру и поиск необходимых данных. Все знания предприятия, например, организационная структура, внутренние приказы, обороты, объемы производства, планы развития, какие-то исследования обычно разрознены. Если нужно узнать, когда у сотрудника день рождения, необходимо пойти в отдел кадров, за данными о зарплатах идут в бухгалтерию. В нашей платформе есть инструмент, который позволяет в одном месте хранить и структурировать различные данные. Этим местом является внутренний портал. Сотрудник, входя на портал, видит нужную информацию: фото вновь прибывшего на работу, его место в отделе. Руководитель видит всю свежую информацию о работе предприятия или сводные данные о проектах. Смысл нашего предложения в том, что для ежедневного размещения всех этих данных не нужны технические специалисты. Я имею в виду то, что для размещения на портале той или иной странички или документа не нужно запрашивать технические службы, это может сделать любой сотрудник, имеющий доступ.

Отдельное слово о поиске информации. Он обычно занимает очень много времени. Например, нужно найти договор с клиентом, посмотреть отгрузки по нему. Microsoft предлагает технологию поиска информации где бы то ни было вообще на предприятии. Этот «спрут» ищет данные везде: в учетных записях, на портале, на компьютерах пользователя и даже в интернете, достаточно ввести ключевое слово.

Чтобы эти технологии работали, нужно ли сотрудников и руководителей обучать каким-то специальным умениям и навыкам?

Достаточно обычного владения компьютером. Центральным продуктом для конечного пользователя здесь выступает Microsoft Office 2010. Поэтому с ним необходимо уметь работать. Многие, с кем мне приходилось вести переговоры, обычно очень удивлялись. Почти все из них использовали MS Office на предприятиях. Весь вопрос как.

Большинство технологий построены на основе порталов, поэтому необходимо уметь работать с Интернет-браузером – но это сегодня, мне кажется, ни для кого не проблема. Отдельно хотелось бы сказать, что в семействе продуктов Microsoft Office 2010 реализована концепция «трех экранов», которая помимо традиционного персонального компьютера с установленными необходимыми программными продуктами  позволяет пользоваться большинством из упоминавшихся возможностей и без него - достаточно наличие мобильного телефона или интернет-браузера (имеется в виду ПК с установленным только интернет-браузером). Например, для доступа к электронному почтовому ящику вы можете использовать телефон, где робот вслух прочитает вам все письма. А просматривать и редактировать документы можно в окне Интернет-браузера или смартфона.

Максим, в таком случае расскажите, что и как надо покупать?

Каждый руководитель должен определить, какие из технологий интересны ему и его бизнесу. В зависимости от этого и будет строиться набор необходимых продуктов. Продуктом для пользователя здесь будет выступать Microsoft Office 2010, но необходим еще и ряд серверных продуктов, таких как Exchange Server 2010, Sharepoint Server 2010, а при необходимости и множество других. Консультантом здесь могут выступить некоторые ИТ-компании региона, являющиеся сертифицированными партнерами Microsoft.

Приобретая программный продукт, мы приобретаем право на его использование. Вариантов такого приобретения в Microsoft несколько. Самым распространенным является предоплата за бессрочные лицензии – Open License Program. Таким образом, юридическое лицо приобретает бессрочное право на использование текущих версий программных продуктов. Все бы ничего, но через несколько месяцев после покупки может появиться новый продукт. И чем шире спецификация, тем больше вероятность такого «слабого звена» в приобретаемом пуле продуктов. Поэтому, для поддержания инфраструктуры на современном уровне необходимо будет заново купить обновленную версию продукта.

Но существуют и другие схемы приобретения. Вторая схема - когда продукты можно купить в рассрочку и при этом уменьшить первоначальный платеж почти в два раза. Заплатить за них, к примеру, не 100 тысяч рублей по первой схеме, а около 55, и в течение трех лет ежегодно вносить эту сумму. По истечении этого трехлетнего соглашения лицензии перейдут в собственность предприятия, и это будут самые последние версии программного обеспечения, а не те, за которые предприятие начинало платить

То есть, если в течение трех лет выходит новый продукт, предприятие просто получает новый. Таким образом, снимается головная боль, когда нужно планировать срочную покупку софта. В эти три года фирма застрахована от дополнительных расходов.

Существует еще третья схема - подписка, когда предприятие не получает лицензии в собственность, а просто продлевает аренду и ежегодно платит при этом около 35 процентов от стоимости в случае приобретения по первой схеме. Плюс этой программы в том, что соглашение можно как «увеличивать», так и «уменьшать». Таким образом, вы можете отказаться от какого-то продукта и больше за него не платить. Третья схема очень живая и подходит для динамичных предприятий

В Коми, как и в России, первая схема наиболее распространена в бизнес-сообществе. Руководитель стремится заплатить все сразу. Но с каждым годом доля трехлетних соглашений растет.

Почему первая схема является самой популярной из трех предложенных? Предприятия чего-то боятся или не знают?

Во-первых, руководители боятся переплатить. Во-вторых, они считают, что лучше потратиться сейчас и все, чаще всего это связано с вопросом легализации программного обеспечения в компании. Эту ситуацию можно сравнить с автомобилем, который кто-то берет в лизинг, а кто-то покупает сразу. Или с арендой офиса, когда не нужно его обслуживать, делать ремонт, и, в конце концов, переезжать в другое помещение и нести финансовые потери.

Да, действительно, трехлетние соглашения непривычны. А приобретая продукты одним разом, руководитель считает, что он и потратится один раз, а на самом деле расходы только начинаются, так как рано или поздно все равно продукт придется менять. При трехлетних соглашениях предприятие переходит на новый программный продукт, не платя дополнительных денег. Кроме того, в стоимость платежей по трехлетним соглашениям включен и такой важный пункт, как обучение персонала: как очные, так и  электронные курсы. Есть также возможность бесплатно воспользоваться услугами по планированию внедрения тех или иных продуктов на предприятии – снижая такими образом совокупную стоимость владения.

Кстати, при выборе первой схемы нужно четко понимать, что она рассчитана на одно юридическое лицо. Соответственно, если в рамках компании есть несколько юридических лиц, нужно и несколько соглашений. Чтобы не нарушать лицензионного соглашения, необходимо разграничивать, кто в каком юридическом лице работает и что использует. Если сотрудник работал за данными компьютером, а потом его перевели в другое юридическое лицо, программное обеспечение с собой забрать он не сможет, поэтому придется докупать новое. А трехлетние схемы подразумевают, что продукты между юридическими лицами можно передавать, то есть, в соглашение включаются все аффилированные лица, существующие и будущие.

Пример нарушения лицензионного соглашения в Сыктывкаре: на предприятии работал бухгалтер, который обслуживал две аффилированные компании. Соответственно он использовал какие-то продукты, а на компьютере хранились данные обеих фирм. Проверяющие выявили нарушение лицензионного соглашения, так как в нем было написано, что этот программный продукт может использоваться только для нужд юридического лица, которое является покупателем.

Максим, как Microsoft работает со схемой рассрочки в случае, если клиент-предприятие в период действия договора обанкротилось?

В случае банкротства деньги не возвращаются, соглашение расторгается, а лицензия считается не выкупленной.

В прошлом году у нас случались ситуации, когда предприятие расторгало договор, а потом, встав на ноги, возобновляло его снова. Microsoft всегда идет навстречу своему заказчику.

Все равно, для многих предприятий первоначальный платеж может быть достаточно велик. Что делать им в таком случае?

Существует очень интересная схема аренды программных продуктов вместе с оборудованием. Самая знакомая ситуация - вы приходите в интернет-кафе, садитесь и работаете. Вы не приобретаете программный продукт, но, тем не менее, его используете.

Следующий уровень – это аренда сервера с установленным программным обеспечением у третьей компании - партнера Microsoft. Это возможно с минимумом начальных вложений, так как вам не нужно покупать даже оборудование, а все последующие платежи будут ежемесячными. Стоимость их будет состоять из аренды ПО и стоимости обслуживания сервера. В Сыктывкаре уже заключено несколько таких соглашений.

Наивысший уровень - когда вы подключаетесь к некоему сервису в интернете, например, порталу, где можно размещать и хранить свою информацию, или к какой-то аналитической системе. Здесь смысл в том, что вы не покупаете и не ставите программное обеспечение на свои компьютеры, а арендуете вычислительные мощности. К этому сегодня идет вся индустрия, с появлением хороших каналов связи, стало возможным не покупать сервера, дорогостоящее ПО,  даже не размещать у себя оборудование, а просто арендовать сервис у некоего провайдера.

Если говорить про Коми, в частности про Сыктывкар, то здесь все очень хорошо с каналами связи. Предприятию, по большому счету, будет нужен только интернет-терминал, а доступ будет осуществляться к каким-то задачам, программам, которые будут «крутиться» где-то на каких-то серверах. Это, так называемый, «cloud computing» (облачные вычисления). Об этом направлении сегодня идет множество разговоров.

А как пользователь или предприятие будет хранить данные неизвестно где?

Это первая мысль, которая приходит в голову руководителя. Но если задуматься, то лучше доверить сохранность данных компании, которая дорожит своей репутацией, чем кому-то из сотрудников, который может быть чем-то обижен, может уйти из компании, «слить» информацию конкурентам. Схема аренды вычислительных мощностей довольно распространена на Западе. В России есть примеры крупных финансовых структур, которые размещают свои данные на площадках третьих фирм.

Таким образом, на сегодняшний день возможностей для использования информационных технологий у бизнеса множество. Направление повышения продуктивности работы у нас еще очень не развито. А вариантов приобретения и внедрения этих технологий с каждым днем становится все больше.

Руководителю, как крупного предприятия, так и небольшой фирмы, важно понимать: сделанное с умом вложение в программное обеспечение – это не затраты «в никуда», а серьезная инвестиция в построение ИТ-инфраструктуры, которая начнет приносить прибыль буквально с первых часов эксплуатации.

***

[email protected]

http://www.microsoft.ru

Подробно о программах лицензирования

Подробнее об офисных продуктах