Сбербанк в Коми переводит бизнес на электронный документооборот

Сбербанк России расширил возможности сервиса «Сбербанк Бизнес ОнЛ@йн», внедрив систему E-invoicing, - теперь предприятия и компании смогут обмениваться документами в электронном виде не только с банком, но и между собой. Это новая услуга на финансовом рынке России, и Сбербанк стал первым из отечественных банков, предложивших бизнесу такой формат работы.

По словам заместителя управляющего Коми отделением №8617 ОАО «Сбербанк России» Виталия Первакова, E-invoicing в стране только набирает обороты, хотя за границей используется довольно успешно. E-invoicing – это система межкорпоративного электронного документооборота, призванная заменить долгую и затратную бумажную пересылку всей хозяйственной документации: договоров, соглашений, счетов-фактур, актов выполненных работ и актов приемки товаров.

По разным подсчетам, в России объем первичных документов составляют 6-12 миллиардов в год. Более того, большинство российских компаний (это касается и крупного бизнеса, и малых предприятий) хранит всю документацию в бумажном виде, зачастую отводя под склад немалые площади. Это нужно на случай налоговой проверки, при необходимости поднять историю для бухгалтера, найти когда-то совершенный платеж, посмотреть условия старого договора. Выходит, что компании не только несут дополнительные расходы (например, на аренду площадей под хранилище бумаг, их ремонт, освещение, отопление), но теряют выгоду, так как могли бы использовать помещения под что-то, приносящее большую выгоду.

Электронный документооборот выгоден еще и тем, что исчезают траты на бумагу, расходные материалы, печать, курьерскую доставку (по оценкам, средняя «себестоимость» одного бумажного документа с пересылкой составляет 100-150 рублей). Еще одно преимущество – скорость и удобство.

Как выглядит традиционное взаимодействие двух компаний, решивших заключить договор? Сначала идет электронная переписка, результатом которой становится проект контракта. Потом начинаются согласования, и как только договоренность по всем пунктам достигнута, одна из сторон распечатывает документы, на них ставятся подписи и печати, и они отправляются по почте или курьером. Вторая сторона, получив две копии договора, ставит печать и подпись и отправляет документы обратно. И только после всего этого, как правило, начинается работа – выгрузка товара, оказание услуг, выполнение работ. В случае обнаружения ошибки или неточности процедура может повторяться несколько раз, и время теряется впустую.

Как выглядит электронный документооборот в системе E-invoicing. Создав проект контракта в электронном виде, одна сторона отправляет его контрагенту. Вместе они вносят правки и уточняют условия – и каждая сторона видит, что предлагает другая. После согласования первая сторона ставит электронную цифровую подпись (ЭЦП) и отправляет договор партнеру, который также его подписывает. Документ приобретает юридическую силу (его можно предъявлять налоговым органам в случае проверки).

По словам В.Первакова, хранить электронные документы можно как на собственном компьютере, так и на отдаленных серверах или даже карте памяти. Кроме того, система интегрируется с программами семейства 1С, стабильно работает с операционной системой Windows, в том числе на планшетах и смартфонах.

Перейти на электронный документооборот по системе E-invoicing клиентам Сбербанка в Коми стало возможным с 1 июля. Таким образом, были расширены возможности существующего сервиса «Сбербанк Бизнес ОнЛ@йн», который позволяет предприятиям и бизнесменам отправлять документы в банк и получать их обратно. По мнению В.Первакова, за этой системой будущее, так электронный документ значительно экономит время, упрощает взаимодействие, снижает расходы (стоимость отправки одного документа – 10 рублей).

Конечно, есть сдерживающие факторы. Например, привычка и сложившаяся система работы. В то же время, привел пример В.Перваков, когда-то и к эквайрингу относились с недоверием - многие предприниматели считали, что наличные деньги в кассе лучше, чем на банковском счете. Теперь же совсем другое отношение – желающие установить устройства для оплаты товаров и услуг банковскими картами выстраиваются в очереди.

Чтобы вести электронный документооборот, в системе должна быть как сама компания, так и контрагенты, с которыми она работает. Постепенно, уверен В.Перваков, вошедшие в систему первыми, «притянут» своих партнеров и подрядчиков.

Новым клиентам переход на электронный документооборот обойдется в 960 рублей за подключение и 990 рублей за стандартную криптографическую защиту информации.

На сегодня в Коми уже десять сыктывкарских и две ухтинские компании подключились к системе, и вскоре через E-invoicing будет отправлен первый электронный документ.

*** ОАО «Сбербанк России». Генеральная лицензия Банка России на осуществление банковских операций №1481 от 08.08.2012. Официальный сайт Сбербанка России - www.sberbank.ru.