Архив ЗАГСа Коми полностью стал электронным

Ранее работа ЗАГСа была построена следующим образом. В течение года в управление поступали актовые записи, которые составлялись в двух экземплярах. Один из них оставался в отделе загса, другой отправлялся в архив. Затем из этих бумаг формировались книги, срок хранения которых составлял 100 лет.

Теперь эти журналы почти не востребованы — в ведомстве окончательно сформирована электронная база записей «Находка — ЗАГС». Вносить в нее сведения вручную начали в 2003 году, начав с больших городов, в августе этого года работа была закончена. В данный момент в электронный каталог внесено 100 процентов актов, зарегистрированных в бумаге с 1924 года. Кроме того, сейчас завершается перенос документов, датированных с 1913 по 1924 годы. Необработанными остаются около одного процента данных: есть сложности с их прочтением — некоторые слова нельзя разобрать или сами документы повреждены.

Как происходит процесс поиска информации о конкретном человеке, на примере показала начальник отдела учета, обработки и хранения документов Маргарита Вьюхина.

В качестве испытуемой была выбрана одна из присутствовавших на конференции журналисток. Она назвала специалисту свои имя и фамилию, дату и место рождения. М.Вьюхина вбила эти данные в графы и программа после одного клика выдала номер дела, хранящегося в архиве. Еще через минуту оттуда была принесена книга, где отмечено, когда ее родители получили свидетельство о рождения ребенка, а также другая личная информация. Таким же образом были найдены свидетельство о заключении брака и еще несколько документов. Весь процесс занял около четырех минут. Раньше минимальное количество времени на поиск документа было равно 20 минутам. Как уточнили специалисты, появление программы фактически решило проблему очередей в отделах.

«Очень удобная программа. Я считаю, что мы спасены. Однажды к нам обратилась республиканская госавтоинспекция. Им для работы нужно было подтвердить факт смерти 18 тысяч умерших. С помощью этой программы мы сделали работу за полтора месяца. Вручную это сделать было бы нереально — нужно было бы искать по всей республике», - прокомментировала Д.Сичкарь.